اتصل بنا
تعلم فن إدارة الإجتماعات بالقائمة

تعلم فن إدارة الإجتماعات بالقائمة

إذا أردت إدارة إجتماع ناجح عليك إتباع مجموعة من النقاط العملية التي  يجب التأكد منها قبل وأثناء وبعد كل اجتماع إليك قائمة مفصلة تمكنك من الإعداد الجيد و المتابعة الدقيقة ;) 

قبل الاجتماع

✔ تحديد الهدف الواضح من الاجتماع
✔ تحديد المشاركين
✔ تحديد يوم وموعد الاجتماع
✔ تعيين مكان الانعقاد
 ✔ إعداد جدول الأعمال (البنود التي ستناقش، غرض كل منها، الوقت المخصص لها)
✔ توزيع جدول الأعمال على المشاركين
✔ توزيع اي مواد أخرى مرتبطة بغرض الاجتماع
✔ حجز غرفة الاجتماع، وتم تهيئتها، وتجهيزها

 

خلال الاجتماع
✔ البدء في الوقت المحدد
✔ توضيح القواعد الأساسية للاجتماع والمناقشة
✔ استعراض جدول أعمال الاجتماع
✔ توضيح غرض الاجتماع
✔ مباشرة جدول الأعمال
✔ نناقش موضوع واحد في الوقت الواحد
✔ نستمع لمتكلم واحد في الوقت الواحد
✔ نلتزم بالمناقشات ذات الصلة بالموضوع المطروح
 ✔ يتم تلاوة كل بند من جدول الأعمال بصوت واضح (عند الانتقال من نقطة لأخرى)
✔ يتم اتباع الجدول الزمني المخصص لكل نقطة

المشاركة في الاجتماع

 

✔ جميع أعضاء الفريق لديهم فرصة للتعبير عن آرائهم
✔ نستخدم أسئلة مفتوحة (لا تُجاب بـ نعم، او لا)

نتائج الاجتماع

 

✔ تم إحراز تقدم نحو هدف الاجتماع
✔ تم تلخيص المناقشات الهامة والقرارات المتخذة
✔ تم توضيح المسؤوليات، وتوثيق المهام الموكلة للأشخاص، ومواعيد التنفيذ النهائية
✔ تم الإعلان عن تاريخ، وقت، ومكان انعقاد الاجتماع القادم
✔ الاجتماع انتهى في الوقت المحدد
✔ كل شخص يترك الغرفة يعرف الخطوة التالية التي سوف تتخذ

 

بعد الاجتماع

 

✔ تلقى المشاركون مذكرة متابعة للقرارات والمسئوليات خلال ٢٤ ساعة
✔ تم تفويض متابعة القرارات
✔ تم وضع الأعمال غير المنجزة على جدول أعمال اجتماع الفريق المقبل

قدمنا لك قائمة من 26 نقطة تمكنك من ضبط إجتماعات العمل الخاصة بك نتمني أن تكون مفيدة